Acest utilitar vine in ajutorul utilizatorilor care nu pot genera declaratia 394 din propriul program de contabilitate datorita urmatoarelor motive:
Au implementat programul in cursul anului si au introdus o parte din facturi in vechiul program iar alta parte din facturiin noul program
Aplicatia lor de contabilitate nu poate genera declaratia 394 dar poate exporta jurnalele de vanzari si cumparari in format XLSX.
In general, este destinat firmelor mari sau foarte mari, cu volum mare de date.
Instructiuni de utilizare:
1. Descarcati programul de la adresa dl.tigriscont.ro/394_v2/setup.exe
2. Il instalati. Aveti grija sa instalati toate componentele pe care le va cere. In caz contrar ar putea sa nu functioneze.
2.1. Daca folositi Windows 8/10, la prima intrare in program va da un mesaj de atentionare. Apasati pe “More info” apoi pe “Run anyway”. Acest lucru se va intampla si la urmatoarele actualizari.
3. Dupa instalare se va crea un shortcut pe desktop – Tigris394 Generator V2.
In cazul in care aveti instalata vechea versiune, o puteti pastra pentru eventuale rectificative la perioade dinainte de octombrie 2016. Versiunea curenta se poate folosi numai pentru declaratiile incepand cu luna octombrie 2016.
4. La primul ecran va trebui sa alegeti unitatea pentru care lucrati sau sa creati una noua
Daca doriti sa creati unitatea, apasati pe “Adauga” apoi completati datele solicitate.
Dupa ce ati selectat unitatea pentru care doriti sa lucrati, apasati pe Inainte.
Mai departe va trebui sa alegeti luna pentru care doriti declaratia sau sa creati una noua.
Dupa ce ati apasat iar pe Inainte, va aparea ecranul de mai jos in care veti introduce datele referitoare la codul CAEN si persoana care intocmeste declaratia.
Dupa ce ati completat datele acestea se pot importa fisierele (xlsx). Apasati pe butonul Incarca fisiere XLS. Se va deschide urmatorul ecran.
Pasi import:
1. Creati fisierele (sau fisierul) XLSX conform unuia din modelele:
Folositi unul din modelele de mau sus, in functie de usurinta de a incarca date in acestea. In primul, sumele vor fi incarcate pe cate un rand, in functie de cota de TVA. In modelul al 2-lea, sumele din facturi vor fi incarcate pe un singur rand, in functie de cota de TVA din facturi. In cazul in care aveti facturi cu valoare totala zero, acele facturi se vor incarca doar in primul model, la cota aferenta.
2. Urmariti in imaginea de mai sus – selectati Jurnal Vanzari
3. Apasati pe Inainte pana ajungeti la ecranul de mai jos
Dupa alegere, se va deschide un ecran in care veti selecta foaia care contine Jurnalul de vanzari
Apoi va aparea continutul fisierului pe care urmeaza sa-l importati.
Aici selectati primul rand de la care doriti sa importe datele, ca in imaginea de mai sus.
Apasati pe Importa datele. Daca totul este ok veti primi confirmarea ca s-au importat X inregistrari.
Apasati pe Inainte, apoi pe Inchide.
Dupa import, programul va verifica pe siteul ANAF toti partenerii pentru a fi incadrati la sectiunea corecta (tip partener 1 sau 2), in functie de codul de TVA la data facturii. Operatiunea poate fi de durata daca este volum mare de date, insa este necesara. Din acest motiv evitati depunerea declaratiei in ultima zi, deoarece in acea zi este posibil sa fie disfunctionalitati ale serverelor ANAF si nu veti putea genera declaratia.
Incepand cu octombrie 2017, programul mai face urmatoarele verificari:
- Programul verifica daca aveti tranzactii cu INACTIVI FISCAL si va alerteaza daca exista
- Programul cauta achizitiile si le incadreaza automat la tip A sau AI (achizitii cu TVA la factuare sau achizitii cu TVA la incasare
Procedati identic si cu jurnalul de cumparari si cu platile cu TVA la incasare (si incasarile cu TVA la incasare, daca este cazul).
La final, apasati pe Inchide ca sa reveniti in ecranul principal al programului.
Dupa import, programul va analiza si prelucra datele.
Cazuri particulare:
- daca desfasurati comert cu amanuntul: Dupa import, intrati in meniul Comert cu amanuntul si completati numarul de aparate fiscale folosite in fiecare luna de raportare (nr de AMEF). Aveti grija sa fie completat si numarul de bonuri emise.
- in cazul in care nu puteti genera un fisier excel cu platile cu tva la incasare, puteti sa introduceti in fisierul model atasat la program totalul pe cote de TVA, conform evidentei dvs. contabile.
- este necesar sa definiiti corect seriile de facturi alocate. Intrati in meniul Serii facturi, apasati pe Adauga serii si completati datele cerute.
- daca solicitati rambursare de TVA in D300, trebuie sa specificati si in D394. Intrati in meniul Rambursare de TVA in D300? , bifati Solicit rambursare de TVA in D300 si bifati operatiunile pe care le-ati efectuat, conform ecranului respectiv. Apoi apsati pe Salvare.
- tineti seama de Ghidul ANAF referitor la D394. Aveti grija ca aici se detaliaza modul de completare serii ALOCATE si este important. Completarea eronata va poate duce nejustificat intr-o grupa de risc fiscal.
- NU includeti importurile si exporturile precum nici operatiunile declarate in D390
Cand ati importat toate fisierele, apasati pe Inainte. In acest moment se va crea fisierul XML. Daca doriti sa-l vizualizati, apasati pe Vezi XML.
Mai departe, apasati pe Genereaza PDF. Daca este totul in regula, veti primi confirmarea generarii declaratiei.
Daca doriti sa o semnati electronic, folosind un dispozitiv de semnatura electronica, bifati Semneaza electronic inainte de a genera pdf-ul.
Mai departe, avezi posibilitatea vizualizarii/tiparirii anexelor. Apasati pe butoanele corespunzatoare alegerii.
Mai aveti de facut verificari (in functie de propriile dvs. criterii). Daca este totul in regula, puteti depune declaratia. Apasati pe Depune la ANAF. Se va deschide portalul eguvernare in sectiunea de declaratii. Autentificati-va cu certificatul digital pe siteul ANAF, apoi Selectati fisierul pdf semnat. Il gasiti in folderul <MyDocuments>\Tigris394\DeclaratiiGenerate. Dupa depunere, verificati recipisa (apasati pe Vezi starea).
Cerinte de sistem
Pentru a rula, sistemul trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte software:
- Windows >= versiunea 7
- NET Framework 4 (se va instala automat daca nu exista)
- Java Runtime Environment (daca nu exista va da eroare la generarea PDF). Il puteti descarca si instala de la www.java.com.
Fisierele importate vor fi in format Excel 2007+ (ex. Microsoft Excel 2007-2013). Extensia lor va fi XLSX.
Nota: nu schimbati prin redenumire extensia unui fisier XLS in XLSX ci salvati fisierul ca XLSX din aplicatia dvs Excel.
Cerinte fisiere XLSX. Semnificatia coloanelor (update 01.11.2016)
1. Jurnalul de vanzari (foaia JV din model)
– Tip document. Valori posibile:
- F sau nimic = factura normala
- FS = factura simplificata (nu confundati cu bonuri cu valoare de factura simplificata)
- Z = Rapoarte Z (vanzarile cu amanuntul cu AMEF
- EX = Vanzari cu amanuntul exceptate de la utilizarea AMEF (bilete, automate de vanzari, etc)
- A = Factura anulata
- AF = Autofactura
– Origine:. Valori posibile:
- RO sau nimic = Romania
- UE = client, persoana impozabila, din UE
- NE = client, persoana impozabila din afara UE
Daca vanzarea este catre o persoana fizica (neimpozabila), completati fie CNP, fie adresa (tara, Localitate etc), iar la origine nu completati nimic.
– declarat_390: se completeaza cu 0 daca tranzactia respectiva NU se declara in D390, iar cu 1 daca se declara (daca se declara in 390, va fi exclusa automat din 394). Este recomandat sa nu includeti in fisierul xls importurile, exporturile sau operatiunile declarate in 390.
– Client_cui = CIF/CNP client. Daca vindeti catre persoane fizice, completati ori CNP ori adresa (obligatoriu Tara, judet, localitate). Daca este client extern, neimpozabil, nu se completeaza judet.
– Tip persoana. Valori posibila:
- J sau nimic = juridica
- F = persoana fizica
– Cota, Baza si TVA. Se completeaza pe cate un rand sumele totale din facturi, grupate pe cote de TVA. Deci facturile pot fi pe mai multe randuri, pe cote de TVA. Cota de TVA poate lua valorile 0, 5, 9, 19, 20, 24. Nu trebuie sa fie exprimata in procent ci trebuie sa fie numar intreg. (daca scrieti 20% in loc de 20, inregistrarea va fi ignorata)
– IsTxInversa:
- 0 sau nimic = taxare normala
- 1 = taxare inversa
– CodReperTaxareInversa: Daca ati ales 1 la taxare inversa (coloana anterioara), este obligatoriu sa completati aceasta coloana cu valorile din tabelul de mai jos, in functie de operatiunea dvs.
– LivrareRegimSpecial: – 1 pentru vanzari cu TVA cu regim special (agentii de turism, antichitati, second hand, etc), 0 sau nimic livrare normala.
– cod CAEN: Daca operatiunea respectiva reprezinta o vanzare care poate fi incadrata la unul din codurile CAEN de mai jos, trebuie sa il completati. De asemenea, in acest caz, completati tipul vanzarii (B/S = bun/serviciu)
Lista Coduri CAEN
– Numar bonuri AMEF:
- se completeaza cu numarul de bonuri fiscale emise pentru vanzarile cu AMEF si se completeaza la tipurile de documente de tip Z (daca tip document=Z, trebuie sa completati obligatoriu aceasta coloana)
- in cazul in care ati emis si facturi la bonuri fiscale, in D394 se vor declara facturile, bonurile fiscale se vor exclude. Pentru ca programul sa faca automat aceasta excludere, dvs. veti completa in randul cu factura in cauza si numarul de bonuri emise pentru acea factura. De regula completati 1 daca s-a emis un BF la factura. Pot exista situatii cand se emit mai multe BF si apoi factura care cuprinde totalul bonurilor. In cazul in care factura are mai multe cote de TVA, numarul de bonuri il completati fie la un rand corespunzator unei cote, fie la fiecare rand in parte. Programul nu il va contoriza decat o singura data. Retineti ca vanzarile cu amanutul din declaratie nu vor include bonurile la care s-au emis facturi insa dvs. le veti include in fisier la tip document Z
Exemplu:
Tip document Z, numar bonuri=15 (inclusiv cele cu factura), conform casei de marcat
Tip Document F, numar bonuri 1
Programul va declara 14 BF in declaratie. - poate exista si un total/luna cu vanzarile cu AMEF, defalcate pe cote de TVA, cu numarul total de bonuri emise in cazul in care este dificil de obtinut pe fiecare zi..
Exemplu: Z 31/10/2016 cota20 baza 1000, tva 200, numar bonuri 500
Z 31/10/2016 cota 9 baza 500 tva 45, numar bonuri 500
Numarul de bonuri il completati fie la una din cote (oricare), fie la fiecare. In exemplul de mai sus, numarul de bonuri emise va fi 500, nu 1000.
– Partener_tara, adresa…. se completeaza incepand din octombrie 2016 numai pentru tranzactiile cu neplatitorii de TVA care NU au completat CIF/CNP. Coloanele trebuie sa existe si acum, dar nu completati nimic in ele.
Dupa cum se observa, vanzarile/cumpararile cu taxare inversa se culeg dintr-un singur tabel, nu din 2 cum era pana acum.
2. Jurnal cumparari
Structura este aproximativ similara cu Jurnalul de vanzari. Este important de mentionat ca TVA-ul trebuie sa fie cel mentionat in facturi, nu cel dedus (adica daca deduceti 50% sau 0%, inscrieti TVA-ul din factura, nu cel dedus efectiv).
Coloana Aplica TVA la incasare nu se mai completeaza incepand cu versiunea 2.1.0.27. Trebuie sa existe, dar nu o mai completati. Valoarea corecta va fi detectata automat de program.
Cod Reper:
- se completeaza cu un cod de reper cu taxare inversa, daca este tranzactie de acest tip
- se completeaza cu cod de reper pentru neplatitori de TVA daca este achizitie de la persoane fizice. Daca este achizitie de la o firma neplatitoare de TVA, nu completati nimic. Retineti ca la vanzari nu completati aceasta coloana daca este livrare catre neplatitori. Valorile pentru aceasta coloana, pentru achizitii de la neplatitori de TVA sunt:
3. Serii facturi alocate
Seriile de facturi alocate nu se mai culeg din fisiere xls ci se introduc direct in program.
4. Plati/Incasari pentru facturi cu TVA la incasare.
- daca nu aplicati nu se mai completeaza incepand cu versiunea 2.1.0.27. Trebuie sa existe, dar nu o mai completati. Valoarea corecta va fi detectata automat de program..
Aspecte comune:
- Din cauza ca din octombrie vor fi preluate (aproape) toate tranzactiile, nu mai este relevant daca aveti prefixul RO la codul fiscal al partenerilor. Indiferent daca aveti prefixul sau nu, programul ii va cauta pe toti pe siteul ANAF (chiar daca sunt si 50.000 de tranzactii, verificarea lor, de regula, nu dureaza mai mult de 4-5 min) si ii va incadra in sectiunea corecta. De asemenea, daca aveti tranzactii cu taxare inversa cu neplatitori de TVA (stiti ce repede “se iau” codurile de TVA?), veti fi avertizati ca aveti o problema … De asemenea, veti fi avertizati daca ati operat o factura cu TVA de la un furnizor ramas fara cod de TVA. Verificarea starii partenerilor se face avand data de referinta data facturii, nu data verificarii. Acest lucru inseamna ca daca la data verificarii este neplatitor de tva dar la data cand a emis factura era platitor, programul il va raporta ca fiind platitor. Din acest motiv, este obligatoriu sa existe o conexiune la internet la calculatorul pe care se foloseste programul si mai este necesar ca serverul ANAF sa functioneze in parametri normali. Avand in vedere acest aspect, trebuie sa aveti in vedere sa evitati generarea declaratiei in ultima zi pentru ca e posibil ca serverul ANAF sa nu functioneze si acest lucru va duce la imposibilitatea generarii declaratiei.
ATENTIE!
Ordinea si numarul coloanelor sunt obligatorii. Chiar daca unele coloane nu le completati, ele trebuie sa existe – in ordinea specificata. Incalcarea acestei reguli duce la imposibilitatea preluarii datelor ori la preluarea eronata a lor.
Costuri implementare:
- pentru clienti noi, costul unei licente este de 500 EUR/licenta. Actualizarile in primul an vor fi gratuite, urmand ca din urmatorul an costurile actualizarilor sa fie cuprinse intre 0-100 EUR, in functie de complexitatea modificarilor.
- pentru clienti existenti, costul actualizarii este de 100 EUR, daca ati achizitionat programul cu mai mult de un an in urma, sau gratuit daca detineti programul de mai putin de un an.
Detalii la email office@medialogic.ro sau tel. 0722 286 831
Clienti:
Jumbo EC.R SRL
PREMIER RESTAURANTS ROMANIA SRL (McDonald’s Romania)
COATS Odorhei SRL
HILTI Romania SRL
Continental Powertrain Romania SRL
Fujikura Automotive Romania SRL
(lista continua)
Tigris394 Generator se poate descarca de la
http://dl.tigriscont.ro/394_v2/setup.exe
Pentru verificarea partenerilor declarati in D394 generata cu orice program, puteti folosi Tigris394 Verificator.
Tigris394 este marca inregistrata a Medialogic SRL
